Com detectar processos automatitzables a la teva empresa abans d’invertir en software

A la majoria d’empreses amb les quals treballo, el primer impuls quan alguna cosa no funciona bé és buscar una eina nova. Un software millor. Una aplicació que resolgui el problema. Però gairebé sempre, abans de decidir res, hi ha un pas previ que és clau: entendre quins processos realment necessiten automatització i quins simplement necessiten ordre, protocol i bones pràctiques. Automatitzar un procés desordenat és automatitzar el desordre. I això no millora res, només ho accelera i genera més soroll.

Què és un procés automatitzable

Un procés és candidat d’automatització quan compleix tres condicions:

1. es repeteix amb freqüència
2. segueix regles més o menys predictibles
3. consumeix temps de persones que podrien estar fent coses de major valor.
   
   

Exemples típics ben coneguts: copiar dades d’un sistema a un altre, enviar un missatge quan alguna cosa canvia, classificar correus o documents, generar informes periòdics, fer seguiment de terminis o venciments. Tot això té una lògica darrere que es pot traduir en un flux automàtic.

5 senyals que JA hauries d’estar automatitzant

1. Algú del teu equip dedica part de la seva jornada a moure informació entre sistemes. Si hi ha una persona que copia dades de l’ERP a l’Excel, de l’Excel al CRM, o del correu a un full de càlcul, aquest és un procés que hauria de fluir sol. No és un problema d’aquesta persona, és un problema de disseny del flux d’informació.
   
   
   
2. Hi ha un Excel que només entén una persona. Tots hem vist aquell full de càlcul amb macros, colors i pestanyes que és el cor operatiu d’un departament. Si aquesta persona emmalalteix, se’n va de vacances o canvia de lloc, Houston tenim un problema. Aquesta dependència és un senyal clar que la informació necessita viure en un sistema més robust.
   
   
   
3. Direcció triga dies a obtenir un indicador clau que hauria d’estar disponible. Si per saber com va el mes cal demanar a algú que busqui, creui i formategi dades de diverses fonts, falta un informe automatitzat. La informació per decidir hauria d’estar sempre accessible, no dependre que algú la prepari.
   
   
   
4. Es perden coses entre departaments. Correus que ningú respon, comandes que no es confirmen, terminis que s’escapen. Quan la coordinació entre àrees depèn exclusivament de la memòria i la bona voluntat de les persones, les coses cauen. Una automatització que envia la notificació correcta a la persona correcta en el moment correcte resol això d’arrel.
   
   
   
5. La resposta a “com anem?” és “una aproximació a ull”. Si ningú pot donar una xifra concreta sense consultar tres fonts, hi ha un problema de visibilitat que es resol amb dades connectades, no amb més reunions.
   
   

Per on començar

No cal automatitzar-ho tot alhora. La millor estratègia és identificar el procés que més fa mal, el que més temps consumeix, més errors genera o més friccions crea entre equips, i començar per allà, pel procés que major retorn obtinguis amb menor esforç de desenvolupament. Citant la llei de Pareto, detectar els processos automatitzables dins del 20% que ajuden la teva empresa a obtenir el 80% dels resultats.


I allà, implementar el primer projecte ben executat, genera confiança, allibera temps real i estableix les bases per automatitzar el següent, en cerca d’un retorn de valor real.


L’important és no confondre comprar tecnologia amb resoldre un problema. La tecnologia és l’eina. El primer pas és sempre entendre quina informació flueix malament i per què.